“Società a responsabilità limitata – Diritto di ispezione della documentazione della società da parte dei soci non amministratori.
Il potere di controllo da parte dei soci non amministratori, (anche di minoranza, indipendentemente dalla percentuale di partecipazione al capitale sociale), si esplica attraverso l’esercizio di due diritti distinti:
- Diritto all’informazione
- Diritto alla consultazione
Con lo Studio n.5301/I, la Fondazione italiana del Notariato ha previsto delle specifiche clausole statutarie, da poter inserire sia in sede di costituzione della società, sia in sede di modifica dello statuto sociale, atte a disciplinare i tempi e metodi da seguire, da parte del socio non amministratore, per esercitare il proprio diritto/potere di controllo.
Un’attenta valutazione, abbinata ad una specifica consulenza da parte del proprio Notaio di fiducia, è sicuramente opportuna, al fine di evitare inutili, lunghe e dispendiose azioni giudiziarie, sia da parte del socio, sia da parte della società “.
Diversamente da quanto previsto per gli azionisti, ai soci non amministratori della società a responsabilità limitata, secondo quanto sancito dall’art.2476, 2° comma del C.C., è riconosciuto il diritto ad ispezionare, in qualunque momento, durante l’esercizio sociale, i documenti inerenti all’amministrazione della società.
Detta norma è stata introdotta nel nostro ordinamento, in seguito alla riforma societaria, per effetto del D.lgs. n.6 del 17/01/2003.
Questo diritto rappresenta un’autotutela per il socio che non ha funzioni gestorie/amministrative nella società.
Il potere di controllo previsto dall’art.2476, 2° comma, C.C. si esplica attraverso l’esercizio di due diritti distinti: diritto all’informazione e diritto alla consultazione, di seguito enunciati, per quanto necessiterebbe maggior spazio, per un loro maggior approfondimento:
- Diritto all’informazione: esso legittima il socio a richiedere agli amministratori “notizie concernenti lo svolgimento degli affari sociali”, intendendo con tale locuzione, tutto ciò che attiene al patrimonio e alla gestione dell’impresa, gli elementi fondamentali per la determinazione del risultato dell’esercizio e la ripartizione degli utili, ma anche i rapporti giuridici ed economici intercorrenti tra i soci, o della società nei confronti dei terzi. Più dettagliatamente, è possibile ricondurre al concetto di “affari sociali” le operazioni già compiute, oppure in corso di svolgimento o di prossima attuazione, tra cui, ad esempio: gli impieghi dell’attivo patrimoniale, le relazioni commerciali, le concessioni di prestiti, i programmi di acquisizione e vendita eventuali di beni strumentali, o di azienda e/o di ramo di azienda, i compensi agli amministratori, le retribuzioni dei dipendenti, le partecipazioni e tutto ciò che può essere rilevante per il controllo del socio; La norma non stabilisce particolari requisiti per la suddetta richiesta che, pertanto, può essere formulata in sede assembleare, ma anche al di fuori della stessa ed in qualunque momento della vita sociale, sia in forma scritta, sia in forma verbale (ma si consiglia vivamente la forma scritta, anche con una semplice pec, da inviare alla pec della società) e può avere oggetto sia l’andamento generale della gestione, sia notizie prettamente inerenti singoli affari sociali.
- Diritto alla consultazione: con la riforma del diritto societario del 2003, il contenuto di questo diritto è stato ampliato; esso consente ai soci l’esame diretto dei libri sociali obbligatori previsti dall’art. 2478 del Codice Civile (libro verbale assemblee dei soci, libro verbali assemblee dell’Organo Amministrativo, libro verbali assemblee del collegio sindacale, qualora tale organo di vigilanza/controllo sia presente nella governance della società) e dell’intera documentazione amministrativo-contabile, in cui sono esposti i fatti e le vicende della società. Pertanto, la suddetta forma di controllo da parte del socio si concretizza riconoscendo il diritto di consultazione di tutti i documenti relativi all’amministrazione, includendo anche le scritture contabili, tra le quali, a titolo di esempio: il libro giornale, il libro degli inventari, i registri tenuti ai fini dell’iva, oppure in osservanza di altre disposizioni di legge (ad esempio, il registro degli infortuni), fatture, estratti conto e contabili delle operazioni bancarie/postali, prospetti e calcoli di ogni genere, corrispondenza, verbali di accertamento fiscale, di contestazione, di comminazione di sanzioni, atti giudiziari e amministrativi che riguardano la società, memorie e pareri di professionisti, perizie giurate, contratti e accordi commerciali stipulati dalla società, ecc.
Il diritto alla consultazione permette al socio non amministratore di essere cosciente dell’andamento della gestione, confrontando quanto acquisito, mediante l’esercizio del diritto all’informazione e quanto risulta dall’esame diretto della documentazione, a prescindere dalle notizie ricevute dagli amministratori, che potrebbero essere non corrette o non veritiere. Tale diritto può essere esercitato anche con l’assistenza diretta di un professionista di fiducia, oppure con il conferimento a quest’ultimo di apposita delega, all’uopo incaricato dal medesimo socio, di estrarre copia, con oneri e spese a carico del socio medesimo, tenendo conto che, indipendentemente dalla modalità con cui si svolge, l’ispezione deve essere circoscritta ai soli documenti sociali, senza che ciò comporti le caratteristiche dei controlli da effettuare da parte del collegio sindacale.
Preme evidenziare che la legge riconosce tale diritto a favore del socio non amministratore, indipendentemente dalla percentuale di partecipazione al capitale sociale, foss’anche dell’1%.(!), dunque anche in presenza di un socio di minoranza. Qualora l’amministratore di una società a responsabilità limitata impedisca al socio non amministratore, l’accesso ai documenti inerenti l’amministrazione della società, compie il “reato di impedito controllo”, disciplinato dall’art. 2625 del Codice Civile.
Con quest’orientamento si è pronunciata la Corte di Cassazione penale, sezione VI, con la sentenza n.47307 del 27/09/2016, con la quale è stato sancito che, quand’anche la società a responsabilità limitata sia dotata di collegio sindacale, l’amministratore che impedisca/ostacoli l’accesso ai documenti dell’amministrazione sociale, incorre nel reato di “impedito controllo” succitato. Altresì, qualora l’amministratore non ottemperi, neppure in esecuzione di un eventuale ordine del giudice, incorre nel reato previsto dall’art. 388 del codice penale. Pertanto, con tale sentenza, è stata “suggellata” l’inderogabilità del diritto del socio non amministratore, all’accesso dei documenti dell’amministrazione della società, anche in presenza del collegio sindacale.
Ai soci, dovranno ritenersi vietate alcune attività consentite ai sindaci, quali, ad esempio, gli accertamenti di consistenze del saldo della cassa, visite agli impianti, o ai magazzini, accessi per i controlli sulla qualità e quantità dei prodotti. Così come per il diritto all’informazione, anche il diritto di ispezionare i documenti non è condizionato da un punto di vista temporale, ma può essere esercitato in qualunque momento della vita sociale. Gli amministratori sono obbligati ad attivarsi tempestivamente e a non ostacolare l’esercizio dei diritti all’informazione e di consultazione in capo ai soci, rilasciando le informazioni richieste e consentendo un agevole accesso ai documenti da consultare. Al contrario, il rifiuto ingiustificato alla richiesta di informazioni e documenti comporta una serie di conseguenze rilevanti per gli amministratori sotto il profilo sanzionatorio, essendo ritenuto un comportamento illecito che, in quanto tale, potrebbe:
- Legittimare il ricorso ad un’azione di responsabilità da parte del singolo socio ex art. 2476, 3° comma, C.C., nei confronti dei membri dell’Organo Amministrativo (Cda, Amministratore Unico o più amministratori); con tale procedura può essere richiesta al giudice la provvisoria revoca giudiziale dell’amministratore, in caso di gravi irregolarità.
- Provocare un danno diretto al patrimonio del socio (indipendentemente dal pregiudizio creato alla società) e, dunque, consentire al socio di esperire l’azione di responsabilità disciplinata dall’art. 2476, 7° comma, C.C., che recita: “Le disposizioni dei precedenti commi non pregiudicano il diritto a risarcimento dei danni spettante al singolo socio o al terzo che sono stati direttamente danneggiati da atti dolosi o colposi degli amministratori”.
- integrare la casistica illecita dell’”impedito controllo” summenzionato, che può assumere peculiarità di rilievo amministrativo o penale, in base a quanto stabilito dal 1° e 2° comma dell’art. 2625 C.C., che dispone quanto segue: “Gli amministratori che, occultando documenti o con altri idonei artifici, impediscono o comunque ostacolano lo svolgimento delle attività di controllo legalmente attribuite ai soci o ad altri organi sociali, sono puniti con la sanzione amministrativa pecuniaria fino a 10.329 euro. Se la condotta ha cagionato un danno ai soci, si applica la reclusione fino ad un anno e si procede a querela della persona offesa.”
L’Organo Amministrativo, al fine di snellire il rapporto tra i soci e prevenire il contenzioso tra essi, può proporre ai soci di modificare anche lo statuto sociale, in sede di rogito notarile, oggetto di un’altra delibera assembleare, ad esempio, al verificarsi di un aumento di capitale sociale, o dell’ingresso/recesso di un socio, inserendo alcune clausole ad hoc, che si addicano alla gestione della società in questione, quali clausole statutarie integrative della disciplina legale, come reperito dal sito della Fondazione Italiana del Notariato, di cui al seguente link internet.
https://elibrary.fondazionenotariato.it/approfondimento.asp?app=20/studicnn/5301na&mn=3&tipo=3&qn=10
Di seguito, si riporta un estratto del succitato studio n.5301/I, emanato dalla Fondazione Italiana del Notariato, al fine di meglio comprendere dove si intende intervenire, inserendo delle clausole allo statuto sociale, a tutela del rapporto tra i soci: “In questa prospettiva, l’atto costitutivo può, tra l’altro:
- Indicare le formalità attraverso le quali i soci devono chiedere l’accesso ai libri sociali e agli altri documenti relativi all’amministrazione;
- Prevedere un termine minimo di preavviso ai soci istanti o, in alternativa, un termine massimo entro il quale gli amministratori devono comunicare loro la data (a sua volta, ragionevolmente breve) entro la quale essi potranno procedere alla consultazione dei documenti;
- Predeterminare il numero dei consulenti esterni ai quali i soci non amministratori possono fare ricorso, precisando gli eventuali requisiti di cui questi ultimi devono essere in possesso (ad esempio, l’iscrizione ad un albo professionale che imponga obblighi di riservatezza) e facendo eventualmente salva l’ipotesi in cui particolari e comprovate esigenze rendano necessaria l’assistenza di ulteriori professionisti;
- Richiedere la preventiva indicazione dei nominativi dei consulenti che assisteranno il socio, anche al fine di verificare i requisiti di cui sopra;
- Imporre ai soci l’obbligo di sottoscrivere e di far sottoscrivere ai consulenti di cui intendano avvalersi, un impegno di riservatezza;
- Vietare ai soci ogni forma di divulgazione o di utilizzo a fini concorrenziali delle informazioni acquisite;
- Imporre agli amministratori di procedere per tempo alla predisposizione della documentazione consultabile in una apposita data room e di segnalare ai soci che abbiano richiesto l’ispezione, il responsabile al quale fare riferimento per eventuali chiarimenti o richieste di integrazioni documentali;
- Vietare ai soci e ai loro consulenti di rivolgersi direttamente al personale (con l’eccezione del soggetto di cui alla lettera precedente);
- Precisare le modalità con le quali i soci potranno estrarre, a proprie spese, copia della documentazione consultata;
- Prevedere l’obbligo di verbalizzazione delle sedute di indagine;
- Esplicitare il divieto in capo ai soci di intralciare l’attività sociale, già desumibile dai princìpi generali (supra, par.3), precisando che il diritto di ispezione non può comunque essere esercitato in modo tale da pregiudicare il fisiologico esercizio delle funzioni gestorie e di controllo assegnate dalla legge, rispettivamente agli amministratori e al collegio sindacale;
- Sospendere la facoltà di ispezione nelle settimane immediatamente precedenti alla data entro la quale gli amministratori devono provvedere alla predisposizione del bilancio di esercizio e alla sua comunicazione al collegio sindacale o, in mancanza dell’organo di controllo, al deposito dei prospetti contabili presso la sede sociale;
- Sospendere la facoltà di ispezione nelle settimane immediatamente precedenti alla data entro la quale gli amministratori devono provvedere alla predisposizione del bilancio di esercizio e alla sua comunicazione al collegio sindacale o, in mancanza dell’organo di controllo, al deposito dei prospetti contabili presso la sede sociale;
- Escludere l’attribuzione disgiuntiva del diritto in esame al creditore pignoratizio e all’usufruttuario della quota”.
Affidarsi alla competenza professionale e alla pluriennale esperienza del proprio Notaio di fiducia, che potrà fornire una consulenza specifica, potrà essere di sicuro suffragio, al fine di prevenire inutili contenziosi nella compagine sociale, nonché da parte della società medesima.